A diferencia del Documento en Blanco, este nuevo artefacto posee una estructura visible. No solo se han utilizado aquí los margenes y estilos definidos en la plantilla de base -la de Documento en Blanco, tengamos presente- sino que se han añadido elementos que serán comunes a todos nuestros documentos a lo largo y ancho de nuestra organización.

Sugiero que las plantillas sean vistas como una jerarquía de clases de documentos. De esta forma, Documento en Blanco seria el objeto raíz dependiente de plataforma y la plantilla Documento del Proceso sería nuestra raíz independiente de la plataforma pero definida enteramente para las necesidades del proceso.

Me explico: la plantilla Documento en Blanco tendrá opciones propias del editor de textos que utilicemos, fijadas de forma tal que todos los documentos que se escribamos sobre está tengan un aspecto uniforme. Por tener en su diseño consideraciones del procesador de textos, le llamo a esta plantilla “dependiente de la plataforma”.

Por otra parte, la plantilla de Documento del Proceso es diseñada pensando exclusivamente en la organización común de los documentos a desarrollar en la organización. Ahora las opciones exactas de formato no son nuestro problema. En su lugar nuestro objetivo es enteramente la estructura del documento y la forma en que se utilizará. Esto es, la plantilla es “dependiente del proceso”.

Según cuales sean nuestras influencias metodológicas, la estructura de este documento puede cambiar. Sin embargo parece razonable que deberá incluir información de identificación suficiente, quizás un historial, y anexos tales como un glosario.

Fije usted toda esta estructura en la plantilla. De ser necesario coloque pequeños comentarios sobre el propósito de cada sección. A estas indicaciones las hemos de colorear o adornar de forma tal que nadie dude que son comentarios para el redactor de documentos, y que por tanto no deben estar presentes en ningún documento entregado.

Suerte en este nuevo artefacto, a partir de aquí los documentos comenzarán a tener un estructura que refleje nuestra manera de trabajar, así que nos tendremos que poner un poco más formales y sugerir organizaciones precisadas en mayor detalle.

Estaremos en contacto.