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Líneas Base

Una línea base es el compromiso, negociado y aceptado, que se alcanza con el cliente para que este comprenda que hemos de poner un alto en la captación de necesidades con miras a enfocarnos por unos días, en construir aquello nos ha pedido hasta el día de hoy.

Como estrategia de organización del proyecto, su principal virtud es la de permitir la gestión de requerimientos, al introducir pausas regulares en las exigencias del cliente, con miras a ver primero el logro de las primeras ideas, antes de introducir nuevas variaciones.

Al contar con las líneas base como estrategia de gestión de requisitos, es posible disminuir el riesgo que representan para los proyectos las especificaciones incompletas: simplemente no vamos a aspirar a tener todas las cartas en la mano, vamos a trabajar con lo que tenemos hasta un punto y luego, alcanzados los primeros objetivos, volver a recoger lo que se nos haya escapado la primera vez.

Por lo mismo, es posible también reducir el riesgo de desorden en los requisitos del proyecto. Hay una disciplina en el equipo del trabajo, que se le puede explicar al cliente. Dicho de otra forma, es una forma educada de pedirle paciencia.

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Definimos retrabajo como…

La elaboración de un diseño o producto, conforme a unas especificaciones conocidas, da lugar a la posibilidad de fallar en el cumplimiento de lo requerido. Toda diferencia entre lo que se nos pidió y lo que estamos entregando como resultado de nuestro trabajo es considerado un fallo de calidad y se le suele llamar inconformidad.

Si la inconformidad es muy grave y compromete la aceptación del producto por parte del cliente, es necesario dedicar esfuerzos adicionales en lograr que el producto sea conforme a lo especificado. A este esfuerzo adicional es a lo que llamamos retrabajo.

Técnicamente como para el glosario:

Inconformidad. Fallo de calidad definido como la desviación del producto de su especificación.

Y también:

Retrabajo. Esfuerzo adicional necesario para la corrección de una inconformidad en algún producto.

El problema que surge con el retrabajo es obvio: es un esfuerzo adicional que no puede en buena lid ser cobrado al cliente, pero que es necesario para que este quede conforme con lo que hemos hecho para él. La idea es entonces minimizar la cantidad de retrabajo en el que incurramos, objetivo deseado pero dificil de lograr sin un adecuado sistema de gestión de calidad.

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¿Qué son las llamadas Mejores Prácticas?

Las mejores prácticas son características reconocibles de los procesos de las organizaciones de éxito. Suelen ser conductas observables, llenas de sentido común; que al estar presentes en las mejores empresas de cada sector, se piensa que son parte del éxito de dichas empresas. Por supuesto, se piensa también que de asumirse, toda empresa se puede beneficiar, por lo que la predica en pos de las mejores prácticas es parte importante de la planificación a largo plazo de las organizaciones que desean mejorar y crecer.

A nivel personal, podemos establecer un símil con los consejos más comunes sobre como llevar una vida sana y exitosa. Consejos tales como “pensar antes de actual” o bien el elemental “dormir lo suficiente cada noche” son el equivalente de las mejores prácticas, aplicadas a como conducir la propia vida.

En el caso de las empresas, se confía en los institutos de investigación de cada sector, quienes identifican sistemáticamente las prácticas en uso, con el objetivo de publicar catálogos de mejores prácticas, que sean apropiadas para el sector industrial que se este considerando. Dichos catálogos suelen ser de acceso libre y son conocidos bajo diferentes denominaciones, como si se estuviera hablando de cosas diferentes en cada sector. Pero no hay confusión que valga: para todo sector valen distintas mejores prácticas, pero llámense como se quieran llamar, todas son mejores prácticas y poco más.

Cuando se esta diseñando un proceso empresarial, es útil considerar las mejores prácticas conocidas del sector o actividad en la que el proceso vive. Dado que existen gran cantidad de sectores, el analista de procesos puede beneficiarse de conocer que se considera como una buena idea, dando entonces una base sistemática para identificar objetivos de diseño para los procesos, más allá de cubrir las necesidades inmediatas demandadas por los clientes.

He de hacer notar también, que muchas de las mejores prácticas pueden ser apoyadas por sistemas de información apropiados; o dicho de otra forma, que hoy en día existen gran cantidad de sistemas de información, muchos de ellos construidos para dar cumplimiento a una o más de las mejores prácticas de sector destino del sistema.

Así que el asunto de las prácticas conviene tenerlo en mente.

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Tareas: Construir Lista de Riesgos

La lista de riesgos es el enunciado de todas las posibles situaciones que pueden perjudicar el proyecto. Es elaborada con ayuda de los stakeholders y del personal de la empresa de desarrollo, considerando la visión del sistema para poder prever, ya desde el principio del proyecto, cuales son esos riesgos posibles.

La identificación por si sola no es suficiente para tener control de los riesgos, sin embargo no se puede mitigar aquello que no se tiene identificado, por lo que toda la gestión de riesgos debe comenzar por construir la lista de riesgos principales. Tarea que debe ser revisada de tanto en tanto, probablemente luego de cada iteración o cierre de fase. Con todo, es meta del ciclo de vida para la fase de elaboración, que para entonces ya hayamos tomado medidas contra los principales riesgos con miras a que estos no molesten durante la fase de construcción.

El siguiente diagrama SPEM ilustra la tarea:

Fig. 1 – Diagrama SPEM de la tarea Construir Lista de Riesgos

Para cuando la lista de riesgos se va a crear por primera vez, se puede considerar seguir los siguiente pasos:

  1. Convocar a los trabajadores y stakeholders relevantes.
  2. Iniciar la reunión con una inducción de los tipos de riesgos comunes.
  3. Dar a los asistentes unos minutos para que realicen individualmente una primera lista de riesgos.
  4. Pedir a los asistentes que ordenen sus riesgos identificados por orden de importancia.
  5. Tomar los tres o cinco primeros riesgos de cada lista.
  6. Identificar los riesgos más nombrados, estos son los que más preocupación causan.
  7. Enriquecer la lista común con sugerencias y ampliaciones.
  8. Clasificar y ordenar los riesgos de la lista común según los criterios pertinentes.
  9. Presentar la lista de riesgos en la forma de un documento.

Por otra parte, si la lista ya está realizada, se puede entonces la tarea se vuelve un trabajo de revisión y actualización, algo definitivamente más simple, que bien puede no necesitar de una reunión expresa para el punto.

Por ultimo comento que es típico que el rol de analista de riesgos sea asumido por el Jefe de Proyecto. No hay buena razón para tener a alguien dedicado exclusivamente a esto y de todos modos, el Jefe de Proyecto es de seguro, uno de los invitados a la reunión de identificación de riesgos.

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Prácticas: Seguimiento y Control de Proyectos

El propósito del Seguimiento y Control de Proyectos es el de proveer una visión objetiva del estado actual del proyecto y determinar las posibles desviaciones a fin de tomar las correcciones del caso. Es en este sentido en el cual le llamamos Seguimiento a la evaluación rutinaria del estado en tanto que llamamos Control a la toma de los correctivos.

Esta práctica guarda intima relación con la Planificación de Proyectos tal como cabe esperar, ya que solo donde la planificación se encuentra correctamente documenta es posible verificar su cumplimiento.

El producto mínimo de esta práctica es el Cierre de Iteración, un documento o artefacto, donde anotamos los resultados de la evaluación de una iteración; de momento sin decir las correcciones a tomar.

Una vez determinada las desviaciones, es necesario que el equipo determine oportunamente la corrección requerida y la lleve a cabo durante la siguiente iteración o en el momento en que sea oportuno. Finalmente es necesario que la corrección planteada sea a su vez, objeto de seguimiento – lo que implica que la planificación debe ser actualizada para que refleje las acciones que se han determinado necesarias para corregir la desviación.

A la hora de realizar las reuniones de seguimiento del proyecto, es útil contar con unos momentos para discutir y revisar el Plan de Riesgos, a fin de verificar la ocurrencia de alguno de estos eventos negativos; además – si bien es una práctica avanzada – debe considerarse la posibilidad de calcular alguna forma de medida o métrica que aplicada al proyecto de desarrollo sirva de indicador sobre el estado del mismo. Esto con el objeto de obtener una evaluación lo más completa y objetiva posible de la salud del proyecto.

Otros factores que deben ser objeto de seguimiento incluyen el presupuesto en tiempo y dinero del proyecto y el cumplimiento de los hitos señalados como objetivos del ciclo de vida.

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El Ciclo de Vida: Fase de Elaboración

La fase de elaboración es la encargada de determinar la solución técnica del proyecto. Así como durante la fase de inicio se determino el qué, ahora es necesario el como. Es esta fase durante la cual elaboramos los requisitos al nivel del diseño y por tanto, nos pone en posición de saber si el proyecto es técnicamente viable así como conocer la tecnología que vamos a utilizar durante la construcción.

El foco de la fase de elaboración se encuentra en las disciplinas de Diseño y Análisis; ya que estas son las encargadas de dar con la solución técnica. Aunque también hay un importante papel para la Gerencia del Proyecto, dado que en la fase de Elaboración es el punto donde debemos haber disminuidos y controlados los riesgos principales que pudieran dar al traste con el proyecto.

Es también la Fase de Elaboración el punto de no retorno para el proyecto. Una vez que dejemos atrás a esta fase y entremos en la construcción, los gastos serán tan elevados que se tendrá que tener muy en claro el alcance de la apuesta económica; es mejor detener un proyecto aquí, cuando se ha ejecutado menos del 25% del presupuesto que más adelante, donde los gastos son mucho mayores.

Típicos objetivos para esta fase son:

  • Documento de Arquitectura del Sistema revisado y aceptado.
  • Prueba de Concepto exitosa de todas las tecnologías novedosas a utilizar.
  • Prototipo de la Arquitectura del sistema.
  • Plan de Riesgos con los riesgos principales identificados y controlados.

El objetivo central es solo uno: responder si el proyecto es técnicamente viable con la solución o diseño propuesto.

Entonces, ahora como para el glosario:

Fase de Elaboración: Establece el como del proyecto; es decir: determina la solución técnica del sistema y la demuestra a nivel de pruebas de concepto. La Fase de Elaboración también es el punto donde se deben de haber controlado los riesgos principales del proyecto.

Finalmente, en cuanto a su duración, considero como sano una fase de elaboración de dos o tres iteraciones. Esto debido a la necesidad de realizar y probar el diseño, lo que genera una carga de documentación y de programación sensiblemente mayores a las que teníamos durante la fase de concepción. Por otra parte, en un proyecto típico, el gasto realizado es de aproximadamente el 20% del total del costo del proyecto; por lo que la ejecución del presupuesto si contamos también a la fase de concepción rondará el 25%.

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Como dar inicio a un Proyecto

Acostumbro a pensar -así, a título personal- que un proyecto se arranca con los siguientes tres simples pasos:

  1. Escuchar a los Grupos de Decisión –Stakeholders– del Proyecto.
  2. Capturar lo que se sabe en Artefactos iniciales del Proyecto.
  3. Ejecutar el método de desarrollo.

En un primer momento, el Proyecto solo existe en la mente del cliente y de los restantes grupos de decisión, por lo que espero que sea natural para todos que el escuchar sea una primera actividad bien aceptada. Sin embargo, el escuchar tiene su truco. No es lo mismo compartir una mesa de reunión, que el escuchar atentamente y entender lo que se dice.

Con todo, si se han asumido buenas practicas, como el desarrollo de un glosario, seguro que este primer paso puede ser dado sin mayores tropiezos.

Luego de esto, es necesario realizar un Caso de Desarrollo con el objetivo de establecer los soportes -documentos y artefactos- donde vamos a hacer registro de lo que hemos captado al escuchar a los Grupos de Decisión. Este paso es el punto de inicio del Proceso Definido, y debe ser visto como el ultimo momento en que el proyecto puede existir sin una estructura definida.

Finalmente, dado que los artefactos tienen un momento en el Ciclo de Vida, y su desarrollo esta regido por actividades bien conocidas, es posible entonces dejar que el proceso cobre su propia vida y se ejecute en sus propios términos. Ya sabe, en los términos del Proceso Definido que hemos adoptado.

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